Net zag ik een artikel in het AD waarin ik las dat Achmea nu ook een streep haalt door de jaarlijkse kwelling die we “functioneringsgesprekken” noemen.  Een zegen voor alle medewerkers en een zucht van verlichting voor de managers. Eindelijk verlost van het verplichte jaarlijkse rondje.  Want, zo is in het artikel te lezen:

 “Mensen in onze kennisorganisatie worden gemotiveerd als ze  meer autonomie krijgen, zich meer kunnen ontwikkelen en weten wat hun toegevoegde waarde is”

“de uitkomst van een functioneringsgesprek zegt meer over de beoordelaar dan over de medewerker”

Meer dan alleen "verplicht gesprekje"

Dit zijn mooie inzichten en mooie ontwikkelingen, maar ik vraag mij tegelijk af of alleen het afschaffen van deze jaarlijkse kwelling ook echt gaat leiden tot betere resultaten en bovenal tot  blije werknemers. Want het geven van dagelijkse feedback en het aanspreken op resultaat is meer dat alleen een gesprekstechniek.

Ik denk dus dat er meer aan de hand is wanneer sprake is van weerstand tegen “het verplichte gesprekje”

In het bedrijf waarvoor ik recent een Managementcourse “Eigenaarschap” verzorgde, waren de functioneringsgesprekken voor de directie ook een hoofdpijndossier. De managers waren te laat met het voeren van de gesprekken of het gebeurde helemaal niet. Er waren ideeën om de gesprekken af te schaffen, en de volledige verantwoordelijkheid bij de managers en medewerkers zelf te leggen.  Een paradox, want tegelijkertijd had de directie de angst voor controleverlies. Dat leverde vele interessante discussies op binnen het MT en daarmee werd de kern van het probleem zichtbaar: geen vertrouwen in de eigen medewerkers en een conflictmijdende cultuur.

3 Voorwaarden voor een aanspreek- en feedbackcultuur

Voordat je het verplichte functioneringsgesprek gaat schrappen en je managers gaat trainen op het geven van feedback en leert aan te spreken op resultaat, is het raadzaam om eerst eerlijk antwoord te geven op deze 3 vragen. 

1.   Durven we conflicten aan te gaan?

Conflictmijdend gedrag staat alles in de weg. Als je geen conflict durft aan te gaan wordt feedback geven en aanspreken lastig. Conflictmijdend gedrag kan een persoonlijke achtergrond hebben, maar heeft ook te maken met de veiligheid binnen de organisatie. Hoe staat het met het onderling vertrouwen? Mogen er fouten gemaakt worden, en hoe kwetsbaar durft het management zich zelf op te stellen? 

Eén van de angsten van managers is bijvoorbeeld dat medewerkers weg zullen lopen of boos zullen worden wanneer ze aangesproken worden. Het tegenovergestelde is natuurlijk waar. Conflicten leiden juist tot groei en versterken de onderlinge verbinding. Zolang dit type angsten een rol spelen binnen de organisatie werkt geen enkel systeem.

2.   Sturen we op resultaat of leggen we doelstellingen op?

Als je niet duidelijk bent over wat je van een ander verwacht, is het vrijwel onmogelijk iemand aan te spreken of feedback te geven op resultaat. Een echte inhoudelijke dialoog aangaan over resultaten kan alleen wanneer je beiden verbonden bent aan die resultaten.

Een ander zegt alleen echt “JA” tegen resultaten wanneer hij zelf de vrijheid heeft te bepalen hoe deze resultaten te halen.  Met zijn eigen competenties en eigen inzichten.

Opgelegde doelen werken niet. Aansprekende resultaten wel. 

3.   Kennen we onze medewerkers?

Daag je medewerkers voldoende uit op de sterk ontwikkelde competenties. Doe een beroep op wat iemand goed kan, en laat het denken vanuit alleen het functieprofiel los.

Maak als testje eens een overzicht van al je medewerkers en noteer of je vindt dat ze op verwachting, onder verwachting of boven verwachting presteren. En noteer vervolgens welke competenties goed ontwikkeld zijn. Zie je dan een verband tussen je waardering en de mate waarin de goed ontwikkelde competenties ingezet worden?

Wanneer je deze 3 vragen met een volmondig “ja” kunt beantwoorden ben je duidelijk op de goede weg en lijkt het er op dat je organisatie voldoende eigenaarschap heeft ontwikkeld om de volgende stap naar een “functioneringsgesprekvrije” toekomst te kunnen zetten.

Als je verder wilt praten over dit onderwerp voel je vrij contact met mij op te nemen. Ik leer je graag kennen.

Ruud van Es

Performance Matters

06-29395100